Цифровые визитки на основе процедуры утверждения: более эффективный рабочий процесс для отделов кадров.

Отделам кадров часто приходится выдавать электронные визитки определенным группам сотрудников. Они нужны отделам продаж, рекрутерам, руководству. Но многим другим сотрудникам они не нужны.

Задача проста.Как создать цифровые визитки для отдельных сотрудников, не разрабатывая каждую вручную и не допуская создания несанкционированных версий?

QRCodeChimp Уже существовала поддержка создания индивидуальных и массовых цифровых визитных карточек. Однако многие организации хотели более контролируемого процесса, в рамках которого сотрудники предоставляли бы свои данные через форму, а отдел кадров утверждал бы запрос до того, как карточка была бы создана.

Именно это и обеспечивает новый рабочий процесс создания цифровых визитных карточек на основе утверждения. Вот как работает это обновление и как оно помогает отделам кадров создавать карточки в больших масштабах с большим контролем и эффективностью.

Проблема: сотрудникам нужны карты, отделу кадров необходим контроль.

Рассмотрим некоторые проблемы, с которыми могут столкнуться HR-отделы при создании цифровых визитных карточек сотрудников в больших масштабах. 

Отсутствует упрощенная процедура запроса и утверждения цифровых карт.

Многие организации хотят, чтобы цифровые визитки предназначались только для избранных сотрудников. Но без надлежащей системы запросов отдел кадров вынужден создавать визитки вручную или вести разрозненные электронные таблицы. Отделам кадров необходим простой способ для сотрудников предоставлять свои данные и структурированный процесс утверждения запросов до создания визитки.

Несоответствие в тематике, дизайне и брендинге.

Если сотрудники самостоятельно создают свои цифровые визитки, они могут использовать разные макеты, цвета или структуру. В результате получаются противоречивые версии фирменной символики, что создает путаницу для клиентов, партнеров и всех, кто взаимодействует с вашей командой.

Ведение учета всех цифровых карт

По мере роста организации отслеживание карточек каждого сотрудника становится все сложнее. Ручной мониторинг чреват ошибками, дубликатами карточек и устаревшей информацией, что может негативно отразиться на репутации компании.

Если бы только существовала упрощенная процедура утверждения запросов на создание, не так ли?

Продолжайте читать, потому что именно это и позволяет сделать данное обновление. 🤩

Решение: QRCodeChimpРабочий процесс создания цифровых визитных карточек на основе процедуры утверждения.

QRCodeChimp позволяет создавать рабочие процессы на основе согласования для цифровых визитных карточек. 

Для начала вы создаете пакет данных, который служит основным шаблоном, а затем генерируете на его основе форму. Сотрудники вводят свои данные через эту форму, и вы выбираете, будут ли их карточки созданы мгновенно или только после одобрения отдела кадров. 

Это предоставляет сотрудникам простой способ запросить карты, сохраняя при этом полный контроль в руках отдела кадров.

Рассмотрим основные особенности этой новой функции:

• Сотрудники предоставляют свои данные через структурированную форму.
• Отдел кадров может одобрить или отклонить запросы до создания карты.
• Сохраняйте единообразие полей для всех карточек.
• Все созданные карточки хранятся в виде QR-кодов, объединенных в один файл. 
• Вся система легко масштабируется, даже для больших команд.

Какую пользу это принесет отделам кадров и как это снизит их накладные расходы?

Этот рабочий процесс значительно сокращает ручной труд отдела кадров, сохраняя при этом всю процедуру структурированной и контролируемой. Вместо того чтобы отслеживать, кому нужна электронная визитка, и создавать каждую вручную, сотрудники сами заполняют простую форму, когда им нужна визитка.

Отделу кадров больше не нужно вести списки, отслеживать запросы по электронной почте или обрабатывать разрозненные заявки. Если включена функция утверждения, отдел кадров просто просматривает заявку и утверждает ее. После утверждения цифровая визитная карточка создается автоматически с использованием предопределенного шаблона и отправляется сотруднику.

Такой подход обеспечивает единообразие и соответствие всех карт требованиям, позволяя сотрудникам создавать карты по запросу. Отдел кадров сохраняет полный контроль без микроменеджмента, что упрощает масштабирование системы даже при росте команд или частой смене ролей.

Передача функций создания карт сотрудникам и ограничение роли отдела кадров лишь простым утверждением позволяет значительно снизить нагрузку на отдел кадров и текущие административные издержки.

Пошаговая инструкция: Как настроить рабочие процессы на основе согласования для создания цифровых визитных карточек.

Настроить рабочий процесс на основе согласований для создания цифровых визитных карточек проще, чем вы думаете. Просто выполните эти простые шаги, чтобы начать.

Шаг 1: Создайте структуру для ваших цифровых визитных карточек.

На этом этапе вы создадите структуру цифровой визитной карточки, которая будет использоваться для всех цифровых визитных карточек, создаваемых вашими сотрудниками. Рассматривайте это как основной шаблон. 

1.1 Перейдите на сайт Цифровая визитка решение и возможность массовой загрузки. 

1.2 На вкладке «Содержание» создавайте и управляйте структурой ваших цифровых визитных карточек, добавляя, удаляя или переставляя поля в соответствии с вашими требованиями и предпочтениями в дизайне.

1.3 Сохраните пакет QR-кодов. 

Шаг 2: Создайте форму с полями для цифровой визитной карточки.

После сохранения содержимого перейдите в Форма QR-кода решения и выполните следующие действия. 

2.1 Выберите код страницы (URL) и дизайн для вашей формы.

2.2 Добавьте поля формы. Убедитесь, что эти поля совпадают с полями, которые вы добавили в структуру вашей цифровой визитной карточки. 

2.3 Включите параметр «Разрешить создание целевой страницы при отправке формы». 

2.4 Установите тип целевой страницы на «Цифровые визитки», выберите все страницы, которые вы недавно сохранили на предыдущем шаге. 

2.5 Нажмите «Открыть окно сопоставления полей» и сопоставьте поля вашей формы с полями вашей цифровой визитной карточки. 

2.6 Выберите, хотите ли вы, чтобы цифровые визитки создавались сразу после отправки формы или после ручного подтверждения с вашей стороны. 

2.7 Сохраните QR-код формы и поделитесь ссылкой с вашими сотрудниками. 

Шаг 3: Одобрить создание цифровых визитных карточек

3.1 В разделе «Выберите, когда должна быть создана целевая страница» выберите «После ручного подтверждения отправленных ответов на форму».

3.2 Перейдите в раздел «Ответы на форму». и определите правильную форму, используя поле «Название формы». Вы ввели данные при создании заявки. Нажмите «Просмотреть ответы», чтобы увидеть все отправленные ответы, затем Утвердить or Отклонить их по мере необходимости.

3.3 Чтобы получать уведомления по электронной почте о заполнении формы, включите параметр «Отправлять уведомления по электронной почте о запросах на утверждение» и укажите адрес электронной почты, на который вы хотите получать письма. 

После одобрения запроса цифровая визитная карточка отправляется владельцу соответствующей карточки по электронной почте. Запись для каждой вновь созданной карточки добавляется в таблицу общих записей, что позволяет управлять всем в одном месте.

Благодаря такому рабочему процессу отделу кадров не нужно активно заниматься созданием визитных карточек. Сотрудники запрашивают цифровые визитные карточки только тогда, когда это необходимо, а отдел кадров просто утверждает их. Это исключает ручной учет и сокращает объем текущей административной работы.

Преимущества цифровых визитных карточек с подтверждением для HR-менеджеров

Рабочий процесс, основанный на утверждении, обеспечивает отделам кадров необходимую структуру, сохраняя при этом простоту процесса для сотрудников. Вот основные преимущества.

✅ Создание карты по запросу и с одобрения (с минимальными усилиями отдела кадров)

Сотрудники могут предоставить свои данные через простую форму, и отдел кадров может утвердить каждый запрос, прежде чем будет создана электронная визитная карточка. Это гарантирует, что карточки получат только нужные сотрудники, без ручного отслеживания или разрозненной информации.

Отделу кадров больше не нужно отслеживать, кому нужна карта, или создавать их вручную. Сотрудники сами инициируют запросы, а отдел кадров просто их утверждает, что снижает ежедневную рабочую нагрузку.

🎨 Поддерживайте единообразие в дизайне, структуре и полях карточек.

Все карточки имеют одинаковый дизайн и соответствуют фирменному стилю. Отдел кадров устанавливает шаблон один раз, и каждая карточка сотрудника остается в соответствии со стандартами компании.

⚠️ Контроль за созданием карт и снижение риска неправомерного использования

Отдел кадров проверяет каждую заявку перед созданием карты, предотвращая публикацию несанкционированной или неверной информации.

💻 Управляйте всеми созданными цифровыми визитными карточками в одном месте.

Все карточки остаются связанными с одной и той же пакетной обработкой. Отдел кадров может просматривать, фильтровать и управлять ими из одной электронной таблицы, не разбираясь в разрозненных электронных письмах или файлах.

💼 Обеспечьте более быструю адаптацию новых сотрудников

Новые сотрудники заполняют форму, и отдел кадров быстро утверждает их карту. Никакой ручной работы по разработке, никаких задержек и никаких несоответствий.

Заворачивать

Внедрение рабочих процессов на основе утверждений снижает нагрузку на отдел кадров, исключая ручное создание карточек, последующие действия и отслеживание. Сотрудники запрашивают карточки через простую форму, а отдел кадров рассматривает и утверждает их, сохраняя при этом полный контроль.

Это обновление предоставляет отделам кадров более удобную и надежную систему для создания и управления карточками сотрудников в больших масштабах. Оно предотвращает неправомерное использование, уменьшает количество ошибок и обеспечивает сохранение корпоративной идентичности каждой карточки.

Часто задаваемые вопросы