Права доступа к цифровой визитной карточке: управление доступом сотрудников с помощью функции общего доступа.

Разошлите электронные визитки пятидесяти или пятистам сотрудникам, и запросы на обновление начнут поступать практически мгновенно. Меняется должность. Меняется добавочный номер телефона. Принимаются новые сотрудники, увольняются. Каждое изменение становится сигналом для того, кто отвечает за учетную запись: отдела кадров, ИТ-отдела или офис-менеджера, выполняющего обе функции одновременно.

QRCodeChimpФункция «Совместный доступ» (ранее называвшаяся «Совместный доступ для редактирования») помогает устранить это узкое место. Администраторы могут предоставлять сотрудникам или заинтересованным сторонам доступ к определенным ресурсам. цифровые визитки без предоставления полных данных для входа в учетную запись. В зависимости от уровня доступа, получатель может редактировать данные карты, просматривать собранные контакты и ответы на формы, а также проверять аналитику сканирования.

Что такое общий доступ?

Совместный доступ QRCodeChimpСистема разрешений для цифровых визитных карточек. Вместо того чтобы направлять каждое обновление через один административный логин, вы назначаете конкретные права каждому владельцу карты, не передавая при этом свои учетные данные.

Эта функция работает с формами, PDF-файлами, URL-адресами и QR-кодами товаров, но для большинства команд она наиболее полезна именно в виде цифровых визитных карточек. Карточки рассылаются каждому сотруднику, и данные каждого сотрудника со временем меняются.

Какие права доступа следует установить для цифровых визитных карточек сотрудников?

Функция «Совместный доступ» предоставляет администраторам три уровня разрешений для цифровых визитных карточек. Каждый уровень определяет, что получатель может делать с предоставленной ему карточкой.

Уровень доступа	Что может сделать получатель
Редактировать доступ	Редактируйте данные карты и просматривайте аналитику, собранные контакты и ответы на формы.
Просмотреть контакты и ответы	Просматривайте аналитику, собранные контакты и ответы на формы, не редактируя карточку.
Только для просмотра аналитики	Просматривайте данные сканирования, не редактируя карту и не заходя в контакты.

Для большинства компаний простейший вариант — предоставить каждому сотруднику доступ на редактирование только к своей карточке. Отдел кадров или ИТ-отдел сохраняют контроль на уровне учетных записей, а сотрудники самостоятельно вносят необходимые изменения в свою информацию.

Это обеспечивает упорядоченное управление служебными картами сотрудников. Обновления всегда привязаны к нужной карте, доступ можно изменить позже, и администраторам не нужно делиться паролями или предоставлять сотрудникам полный доступ ко всем функциям. QRCodeChimp счет.

Почему права доступа к картам важны по мере роста вашей команды

Цифровые визитки помогают решить проблему повторной печати. ​​При изменении должности, номера телефона или ссылки визитку можно обновить без печати новой. Но если все изменения может вносить только один администратор, узкое место просто переместится с принтера в почтовый ящик.

Права доступа упрощают управление цифровыми визитными карточками в больших масштабах. Сотрудник, чьи данные изменились, может обновить свою карточку напрямую, в то время как отдел кадров или ИТ-отдел контролируют, кто получает доступ и какой уровень доступа им предоставляется.

Устаревшая информация также влечет за собой деловые издержки. Потенциальный клиент, отсканировавший визитку торгового представителя на конференции и позвонивший по старому номеру, может больше не пытаться связаться с ним. Устаревшая визитка — это не просто внутренняя административная проблема. Она может привести к упущенной возможности последующего контакта, задержке разговора или к тому, что потенциальный клиент незаметно перестанет выходить на связь.

Как функция общего доступа решает эту проблему.

Share Access улучшает управление цифровыми визитными карточками тремя практическими способами: сокращает объем ручной работы, обеспечивает контролируемый доступ и помогает командам более последовательно управлять карточками по мере роста компании.

✅ Меньше запросов, меньше ручной работы

Отдел кадров или ИТ-отдел могут создать карточку, задать начальные параметры и предоставить сотруднику доступ. После этого сотрудник сможет вносить рутинные изменения, такие как новая должность, прямой контакт, фотография профиля или ссылка на календарь.

Это устраняет большую часть переписки, которая обычно скапливается в почтовом ящике одного администратора. Сотрудники получают обновления быстрее, а отделу кадров не приходится обрабатывать каждое мелкое изменение вручную.

✅ Администраторы обеспечивают контроль доступа

Предоставление кому-либо доступа к карте не означает предоставление ему полных данных для входа в учетную запись. Функция «Совместный доступ» распространяется только на некоторые QR-коды.

Администраторы могут решать, должен ли пользователь редактировать карточку, просматривать собранные контакты и ответы на формы или только проверять аналитику. Доступ также можно изменить или удалить позже через панель управления.

Когда сотрудник покидает компанию, меняет должность или ему больше не нужен доступ, администратор может отозвать доступ, не затрагивая остальную часть учетной записи.

✅ Управление картами становится более организованным

Без общего доступа команды часто сталкиваются с неорганизованными рабочими процессами: общие пароли, запросы на обновление в цепочках электронных писем, устаревающие электронные таблицы или дубликаты карточек.

Функция «Совместный доступ» упрощает рабочий процесс. Корпоративный аккаунт остается центральным местом для управления цифровыми визитными карточками, в то время как избранные сотрудники и заинтересованные стороны получают доступ только к тем карточкам или данным, которые им необходимы.

Для команд, использующих массовое создание цифровых визитных карточек, это особенно полезно. Администраторы могут создавать карточки в больших масштабах, а затем предоставлять доступ нужным сотрудникам, используя поля электронной почты в файле для массовой рассылки.

Настройка общего доступа

Функция «Совместный доступ» может использоваться для создания как отдельных цифровых визитных карточек, так и карточек, созданных путем массовой загрузки.

Для одной картыОткройте карточку на панели управления, выберите «Предоставить общий доступ» в меню параметров, введите адрес электронной почты получателя и выберите уровень доступа.

Для создания карт массовоПерейдите в раздел «Групповые QR-коды» на панели управления, найдите нужную группу и выберите «Предоставить доступ». Вы можете предоставить доступ всей группе целиком или предоставить доступ отдельным картам внутри группы.

Кому следует разрешать использование цифровых визитных карточек?

Автоматизированные разрешения на использование цифровых визитных карточек полезны для любой команды, которой необходимо управлять карточками сотрудников без создания дополнительной административной работы.

Отделы кадров могут разрешить сотрудникам самостоятельно обновлять данные своего профиля, сохраняя при этом право собственности на карту за счет компании.
ИТ-специалисты могут избежать использования общих учетных записей и контролировать, кто получает доступ к конкретным картам или данным карт.
Отделы продаж могут поддерживать актуальность информации о торговых представителях, особенно в преддверии мероприятий, конференций и встреч с клиентами, где устаревшие контактные данные могут негативно сказаться на последующих действиях.
Маркетинговые команды могут просматривать аналитику сканирования, чтобы понимать уровень вовлеченности, без необходимости иметь права на редактирование.
Агентства могут создавать цифровые визитные карточки для клиентов и предоставлять командам клиентов контролируемый доступ, не передавая им учетную запись агентства.

Рекомендации по управлению доступом сотрудников по картам.

Начните с минимально необходимого уровня доступа. Предоставляйте доступ на редактирование только сотрудникам или заинтересованным сторонам, которым необходимо обновлять данные карты. Используйте режим «Просмотр аналитики», когда кому-то нужны только данные о производительности. Используйте режим «Просмотр контактов и ответов», когда менеджеру или команде необходим доступ к информации о потенциальных клиентах и ​​формах без прав на редактирование.

При массовом предоставлении доступа внимательно проверьте файл Excel. Убедитесь, что поля «Основной адрес электронной почты» и «Адрес электронной почты для предоставления доступа» заполнены правильно, чтобы доступ был предоставлен нужному человеку.

Проверяйте доступ во время приема на работу, изменения роли и увольнения. При увольнении сотрудника или изменении его обязанностей обновляйте или удаляйте его доступ на панели управления.

Если важна согласованность фирменного стиля, сохраните права на шаблоны, дизайнерские решения и правила внедрения карточек за отделами кадров, ИТ или маркетинга. Предоставление доступа сокращает административную работу, но доступ все равно должен предоставляться в соответствии с четко определенным внутренним процессом.

Управляйте доступом сотрудников к цифровым визитным карточкам с большей степенью контроля.

Цифровые визитки легче масштабировать, когда сотрудники могут самостоятельно поддерживать актуальность своей информации, а администраторы по-прежнему могут контролировать доступ.

QRCodeChimpФункция «Совместный доступ» обеспечивает командам необходимый баланс. Сотрудники могут обновлять свои назначенные карточки, менеджеры могут просматривать необходимые им данные, а отделы кадров или ИТ могут управлять разрешениями, не предоставляя полный доступ к учетной записи.

Часто задаваемые вопросы