Почему бумажные регистрационные формы на мероприятиях приводят к потере потенциальных клиентов (и чем их заменить)

Бумажные бланки — это одновременно самый дешевый и самый дорогой способ привлечения потенциальных клиентов на вашем мероприятии. Печать регистрационного листа практически ничего не стоит. Но к тому времени, как кто-то расшифрует почерк, внесет данные в электронную таблицу и отправит электронное письмо потенциальному клиенту, который уже передумал, эта «бесплатная» форма уже истощит единственное, что мероприятие действительно дает вам: заинтересованного клиента, готового связаться с вами прямо сейчас.

Контактные данные лежат в блокноте, затем в сумке, потом в очереди на ввод данных после мероприятия, и так продолжается еще долго после того, как потенциальный клиент перестал о вас думать. Большинство команд никогда не видят этих затрат, потому что они никогда не отражаются в бюджете. Они появляются в виде потерянных лидов.

В этой статье подробно рассматривается, откуда берутся лиды при использовании бумажных форм, почему ущерб может быть больше, чем кажется, и почему формы для сбора контактных данных на мероприятиях с использованием QR-кодов являются правильной альтернативой.

Потенциальный клиент, за которого вы уже заплатили, но потеряли.

Большинство команд оценивают мероприятия по количеству привлеченных потенциальных клиентов. Цифра в отчете кажется показателем успеха. Но привлечение потенциального клиента и конвертация потенциального клиента — это две разные вещи, и именно на этом разрыве незаметно уходят большую часть бюджетов на мероприятия.

Заявка, полученная через стенд, имеет ценность только в том случае, если кто-то связывается с клиентом, пока разговор еще свеж. Формы собираются, разговоры происходят, а затем данные застревают в папке или очереди на ввод данных. К тому времени, когда кто-то связывается с клиентом, момент, сделавший эту заявку ценной, обычно уже упущен.

Поэтому настоящий вопрос не в том, «сколько бланков мы заполнили?», а в том, «сколько из этих людей получили от нас ответ, пока они еще помнили разговор?». В случае с бумажными анкетами честный ответ обычно звучит так: «немного, и не быстро».

Во сколько вам на самом деле обходится бумага

Бумажные формы допускают мелкие, обыденные ошибки, которые в совокупности приводят к потере дохода. Ни одна из них не кажется критической в ​​данный момент. Именно поэтому их легко игнорировать.

⚠ Скорость: ваш самый перспективный клиент теряет интерес, пока лежит в папке.

Тот момент, когда кто-то заполняет анкету у вашего стенда, — это момент, когда он проявляет наибольший интерес. Он только что поговорил с вами. Он помнит, почему это важно.

Результаты исследований скорости последующего наблюдения согласуются между собой, и с ними трудно спорить. Исследование MIT и InsideSales.com 2007 года Было установлено, что вероятность успешного заключения сделки снижается примерно в 21 раз, если первый контакт происходит через 30 минут вместо 5. Аудит, проведенный Harvard Business Review в 2011 году. Опрос более 2,000 компаний показал, что в среднем фирмам требуется около 42 часов, чтобы ответить на входящий запрос, при этом почти четверть компаний вообще не отвечают. Эти цифры относятся к онлайн-заявкам, а не к конкретным мероприятиям, но вывод очевиден: чем больше промежуток между проявленным интересом и последующим обращением, тем меньше ценность запроса.

Бумага гарантирует, что вы потеряете это окно возможностей. Данные остаются заблокированными на странице до тех пор, пока кто-то не введёт их вручную, обычно через несколько дней после окончания мероприятия. Вы не сможете связаться с ними через пять минут, если контактные данные всё ещё лежат в сумке в отеле.

⚠ Разборчивость: почерк, который вы не можете прочитать, — это зацепка, до которой вы не можете дотянуться.

В киоске шумно, многолюдно и спешат. Люди что-то пишут. В адресах электронной почты допускаются ошибки. Номера телефонов размыты. Один неразборчивый символ в электронном письме означает, что последующее сообщение не будет доставлено, и потенциальный клиент просто потерян.

Вы заплатили, чтобы завоевать интерес этого человека. Плохая ручка и неустойчивая поверхность стерли все.

⚠ Ручной ввод данных: часы работы, которые задерживают каждое последующее отслеживание.

После мероприятия кому-то нужно внести данные из каждой формы в электронную таблицу или CRM-систему. Для оживленного мероприятия это часы утомительной работы, и именно этот этап чаще всего откладывают на «следующую неделю».

Каждый час, потраченный на расшифровку, — это час ожидания для потенциального клиента. Ручной ввод также вносит свои ошибки, поэтому даже прочитанные вами контактные данные искажаются по пути в вашу систему.

⚠ Отсутствие контекста: имя и адрес электронной почты, на основании которых ваши представители не смогут предпринять никаких действий.

Буфер обмена фиксирует контактные данные. Он редко отражает то, о чём на самом деле шёл разговор. Спрашивал ли этот человек о ценах? Сравнивал ли он поставщиков? Нужен ли ему корпоративный тарифный план или он хочет, чтобы ему перезвонили на следующей неделе?

Именно контекст делает последующее взаимодействие успешным. Без него даже вполне понятный потенциальный клиент получает стандартное электронное письмо с благодарностью за посещение нашего стенда, которое обычно игнорируют. Представитель может набросать заметку на полях, но эти заметки легко неправильно прочитать позже или потерять совсем. Деталь, которая сделала бы последующее взаимодействие актуальным, исчезает между стендом и рабочим столом.

⚠ Потерянные и осиротевшие формы: зацепки, которыми никто не владеет.

Бумаги пропадают. Листы остаются на столах, падают при транспортировке или смешиваются с брошюрами. А те бланки, которые остаются, часто приходят без владельца. Ни имени, ни назначенного представителя, просто общая папка, и все предполагают, что ею занимается кто-то другой.

Потенциальный клиент, который никому не принадлежит, — это потенциальный клиент, с которым никто не работает.

Почему это проблема доходов, а не административная проблема?

Заманчиво отнести все это к категории «офисные хлопоты». Но это не так. Медленный и хаотичный процесс заключения сделки меняет того, кто в ней выиграет.

Именно здесь проблема скорости превращается в конкуренцию. Исследование Harvard Business Review показало, что компании, отвечающие в течение часа, гораздо чаще связываются с потенциальными клиентами и квалифицируют их, чем те, кто ждет даже немного дольше. На мероприятии ваш потенциальный клиент за один день познакомился с десятком поставщиков из вашей категории. Тот, кто первым связывается с вами, пока разговор еще свежий, задает тон всему взаимодействию.

Поэтому, когда ваш конкурент сканирует форму и отправляет персонализированное электронное письмо прямо со стенда, а вы через четыре дня, набрав текст в буфере обмена, отправляете стандартную рассылку, вы теряете не только время. Вы теряете позиции. К тому времени ваше сообщение будет выглядеть как холодная рассылка тому, кто уже начал общаться с кем-то другим.

Есть и вторая сторона медали. Бумажные документы невозможно измерить. У вас нет записей о том, какой плакат, какая сессия или какой представитель вызвали наибольший интерес. Мероприятия остаются «черным ящиком», в то время как каждый запущенный вами цифровой канал отслеживается до доллара.

Что использовать вместо этого

Решение заключается не в том, чтобы активнее использовать буфер обмена. Оно состоит в том, чтобы зафиксировать потенциального клиента в цифровом виде в момент разговора, чтобы данные были чистыми, целевыми и готовыми к дальнейшей работе до того, как потенциальный клиент уйдет.

Существует несколько вариантов, и они не равноценны:

• Сканеры бейджей Они работают быстро, но вы ограничены данными, закодированными организатором, часто вы не можете настроить поля, и вам, возможно, придется ждать несколько дней, чтобы получить файл с контактными данными после мероприятия.
• Визитки В итоге все равно образуется куча документов, которые нужно переписывать, что снова возвращает вас к проблеме ручного ввода.
• NFC-перехваты Они хорошо подходят для организации сети "один к одному", но требуют совместимого оборудования и метки для каждой точки контакта.
• Формы с QR-кодом Разместите сканируемый код на любой поверхности и откройте мобильную форму на телефоне потенциального клиента. Никакого приложения, никакого оборудования, никакого специального бейджа не требуется.

Для большинства команд, организующих стенды, столы и сессии, QR-формы для сбора контактных данных являются наиболее гибким и простым в использовании вариантом. Они работают на баннере, карточке на столе, именном бейдже или слайде, и потенциальный клиент заполняет их за считанные секунды, используя устройство, которое уже находится у него в руке.

Как работают QR-формы для сбора контактных данных на мероприятиях фактически работают

Вот как выглядит замена бумаги на практике, используя QRCodeChimp.

Вы создаете Форма QR-кода С помощью этой формы вы найдете все необходимые поля для определения потенциального клиента: имя, электронная почта, компания, область интересов — все, что вам нужно. Разместите ее на вывесках стенда, карточках на столах, бейджах и значках для персонала. Потенциальный клиент сканирует форму и заполняет ее на своем телефоне за считанные секунды, без необходимости использовать планшет для записей и расшифровывать рукописный текст.

В тот момент, когда они подчинятся, SMS- и электронные оповещения в режиме реального времени Уведомите свою команду. Представитель может связаться с потенциальным клиентом, пока тот еще находится перед ним, или до того, как тот покинет место проведения мероприятия. Именно такой короткий срок становится невозможным при использовании бумажных документов.

Потому что эта форма подключается к вашим системам через Интеграция с CRM, Zapier и API.Каждый потенциальный клиент попадает в вашу воронку продаж уже структурированным и назначенным. Никакого ввода данных после мероприятия, никаких ошибок при транскрипции, никаких «осиротевших» форм. Последующая работа может начаться в тот же час, а не в ту же неделю.

Коды есть динамическийТаким образом, если вы обнаружите опечатку или вам потребуется перенаправить форму на другую кампанию в середине мероприятия, вы сможете обновить ее без повторной печати баннера. Напечатанный код останется прежним, а целевое назначение изменится.

Каждое сканирование также передает данные. аналитика: сколько людей отсканировали, когда, где и на каком устройстве. Ваши мероприятия, наконец, генерируют те же данные об атрибуции, что и ваши онлайн-каналы. А поскольку вы можете генерировать отдельный код для каждого размещения, вы можете разместить один на баннере стенда, другой на демонстрационном столе, еще один на заключительном слайде вашего выступления и еще один на карточке обратной связи, а затем сравнить результаты сканирования, чтобы точно определить, какая точка контакта вызвала интерес. Вы перестаете гадать, что сработало, и планируете следующее мероприятие, исходя из того, что действительно сработало.

Для налаживания контактов один на один, цифровая визитная карточка со встроенной формой для сбора контактных данных. Позволяет вашим представителям делиться своими данными и собирать информацию о потенциальных клиентах в одном и том же окне, обеспечивая двусторонний обмен контактами вместо использования визитной карточки, которая в итоге оказывается в ящике.

Бумажные бланки против бланков с QR-кодом

Вот как эти два подхода соотносятся с тем, что действительно важно на мероприятии:

фактор	Бумажные формы	Формы с QR-кодом
Время снимать	Медленно, от руки	Секунды, на телефоне потенциального клиента
Скорость последующего сопровождения	Дни, после ручного ввода	Минуты с оповещениями в режиме реального времени.
Точность данных	Ошибки и неразборчивый почерк	Чистые, структурированные поля
Лидерство в управлении	Часто не назначается	Маршрутизация и назначение осуществляются автоматически.
приписывание	Ничто	Сканирование, местоположение, устройство и время
Исправление ошибки	Перепечатайте всё	Мгновенное обновление динамического кода
Стоимость за лид	Выглядит бесплатно, но при этом просачивается информация о доходах.	Низкое потребление энергии и значительно меньшие отходы.

Когда бумага еще нашла свое место

Всё это не означает, что нужно полностью запрещать бумажные носители. Это разумная альтернатива на случай, когда цифровые технологии не справляются: нестабильное Wi-Fi в зале, неудобный для пользователя телефон или необходимость обеспечения доступности, требующая альтернативного варианта. В таких случаях разумно держать на стенде планшет с бумагами.

Суть в том, какой вариант является вариантом по умолчанию. Бумага должна быть исключением, к которому вы иногда прибегаете, а не системой, от которой зависит вся ваша дальнейшая работа. Сделайте цифровой захват основным рабочим процессом, а бумагу оставьте в резерве.

Прекратите платить за потенциальных клиентов, с которыми вы никогда не связываетесь.

Бумажные формы не дают громкого провала. Они проваливаются тихо, по одному холодному клиенту за раз, спустя долгое время после окончания мероприятия, когда затраты невозможно отследить. Стенд, поездка, рабочее время персонала — все это тратится впустую на потенциального клиента, который заполнил форму и так и не получил от вас ответа.

Цифровой фиксатор данных устраняет этот пробел. Он превращает разговор в четко определенный, принадлежащий вам, отслеживаемый потенциальный клиент, пока интерес еще высок, и дает вашей команде то, чего никогда не могло дать бумажное оформление: скорость для предварительного контакта.

Часто задаваемые вопросы