QR-коды в формате PDF для документов, подтверждающих соответствие требованиям: эффективный способ поддержания актуальности политик.

Утвержденные нормативные документы имеют свойство быстро устаревать. 

Кодекс деловой этики пересматривается, политика конфиденциальности данных обновляется, а в договоре с поставщиком изменяется пункт об ответственности. И все же сотрудник до сих пор читает версию восемнадцатимесячной давности, потому что обновленный документ так и не дошел до него.

Это один из наименее заметных рисков соблюдения нормативных требований, с которыми сталкиваются корпоративные юридические отделы. Разрыв между моментом обновления документа и моментом, когда все заинтересованные лица фактически получают доступ к новой версии. Печатные руководства, PDF-файлы, отправляемые по электронной почте, и загрузка в интранет — каждый из этих способов работает в точке распространения. Однако ни один из них не решает проблему того, что происходит, когда документ изменяется.

A PDF QR-код Если же документы, подтверждающие соответствие требованиям, полностью изменят эту ситуацию. 

Вот как это работает.

Настоящая проблема: дистрибуция, которая плохо переносит длительное использование.

По своей сути, соблюдение нормативных требований — это проблема, связанная с документацией. 

Нормативные акты меняются. Политика развивается. Требования к аудиту меняются. И каждый раз, когда это происходит, команда, ответственная за данную политику, должна обновлять документ, сообщать об изменениях и следить за тем, чтобы люди перестали ссылаться на старую версию. 

Исследования в области управления документами показывают, что 46% Сотрудники говорят, что «иногда или почти всегда» испытывают трудности с поиском информации, необходимой для выполнения их работы. В контексте соблюдения нормативных требований это вопрос ответственности. Сотрудник, следующий устаревшей политике, создает как операционную несогласованность, так и риски аудита.

Традиционная модель распределения только усугубляет ситуацию. 

Когда PDF-файл с требованиями соответствия отправляется по электронной почте, распечатывается для комплекта документов для новых сотрудников или размещается в качестве ссылки во внутренней сети, он становится статичным документом. Он фиксируется в момент распространения. При изменении документа приходится искать все копии, восстанавливать их и повторно распространять. В разных отделах и регионах этот процесс утомителен и редко завершается полностью.

Динамический QR-код для PDF-файлов разрывает этот цикл. Вместо кодирования самого PDF-файла он кодирует короткий URL-адрес, который всегда перенаправляет на текущую версию документа. При обновлении PDF-файла вы заменяете исходный файл. QR-код остается неизменным. 

Физическое распространение становится постоянным; менять нужно только содержимое.

Читайте также: Варианты использования QR-кодов PDF для различных секторов

QR-код в формате PDF для документов, соответствующих требованиям: основные варианты использования.

QR-коды в формате PDF наиболее полезны в тех случаях, когда необходимо обеспечить доступность и актуальность нормативных документов после их распространения. Хотя ответственность за сам документ обычно лежит на соответствующем подразделении, юридический отдел или отдел комплаенса могут контролировать его проверку и управление. QR-код, как правило, создается и управляется командой, ответственной за распространение или обеспечение соблюдения данного документа. 

Вот несколько наиболее практичных примеров использования политических документов:  

Руководства для сотрудников и документы, содержащие кадровую политику (как правило, находятся в ведении и поддерживаются отделами кадров): Процедуры дисциплинарных взысканий, правила предоставления отпусков, кодексы поведения, правила удаленной работы и руководства для сотрудников регулярно меняются. Отделы кадров могут один раз встроить QR-код в печатное руководство и обновлять связанный с ним PDF-файл при каждом изменении правил без повторного выпуска руководства. 

Печатная версия руководства остается без изменений, а прикрепленный к ней документ всегда отражает последнюю версию.

Нормативные акты и правила поведения на рабочем месте (обычно их обрабатывают отделы эксплуатации, обеспечения работы объектов или охраны труда и техники безопасности): Политика в отношении прав работников, политика охраны труда и техники безопасности, политика в отношении посетителей и уведомления об обработке данных часто должны оставаться на видном месте в физических помещениях. Команда, ответственная за обновление этих уведомлений, может один раз разместить QR-код на каждом уведомлении и обновлять связанный с ним документ с политикой всякий раз, когда меняются требования. 

Уведомление остается в силе; лежащая в его основе политика остается актуальной.

Пакеты документов, содержащих положения о поставщиках и подрядчиках (обычно ведутся отделом закупок в координации с корпоративным юридическим отделом и отделом соответствия нормативным требованиям): Поставщикам и подрядчикам часто предоставляются документы с политикой конфиденциальности при приеме на работу, такие как кодексы поведения поставщиков, правила техники безопасности на объекте, политики конфиденциальности и требования к обработке данных. Отделы закупок могут добавить QR-код в формате PDF в документы, подтверждающие соответствие требованиям, чтобы поставщики, получившие к ним доступ позже, всегда видели действующую версию, а не ту, которая была предоставлена ​​в первый день.

Подтверждение ознакомления с политикой и проведение аудитов на соответствие требованиям (обычно координируются сотрудниками отдела по соблюдению нормативных требований, корпоративными юридическими отделами или руководителями внутренних аудиторских служб): В ходе проверки или аудита внутренних правил часто требуется предоставить последнюю версию внутренних политик. QR-код, который всегда ведет к актуальному документу с правилами, предлагает более наглядный способ продемонстрировать активный контроль над документами, чем ведение множества электронных писем или ручная пересылка обновленных файлов. Он создает единую, стабильную точку доступа к текущей версии в любое время.

Связанный: Оптимизация документов с помощью QR-кодов PDF в юридической профессии

Как выглядит эта система на практике.

Процесс прост. 

. QRCodeChimpБлагодаря решению PDF-файлов от компании, команда, ответственная за управление политикой, загружает текущую версию документа и генерирует динамический QR-код, связанный с ним. Затем этот код встраивается в любой физический или цифровой ресурс, который должен ссылаться на документ — руководство, информационная доска, баннер в интранете, презентация для обучения или пакет для новых сотрудников.

При пересмотре правил сотрудник загружает новый PDF-файл и заменяет связанный файл. QR-код остается без изменений. Следующий человек, отсканировавший его, получает обновленный документ, и никаких дальнейших действий от отдела по соблюдению требований не требуется.

Платформа также предоставляет аналитика сканированияТаким образом, команды могут отслеживать, к каким QR-кодам осуществляется доступ, когда и откуда. В целях соблюдения нормативных требований это создает упрощенную запись о доступе к документам; полезный контекст во время аудитов или при демонстрации того, что политика активно распространялась.

Для организаций, управляющих множеством нормативных документов в разных отделах, можно создать отдельные QR-коды для каждого документа и организовать их в папки внутри платформы, что упростит управление версиями и обеспечит возможность аудита.

Читайте также: Объедините несколько PDF-файлов в один QR-код с помощью QR-кода галереи PDF-файлов.

Почему это важнее, чем может показаться на первый взгляд

По оценкам Ежегодный глобальный опрос руководителей компаний, проводимый PwC.Почти семь из десяти генеральных директоров считают, что нормативно-правовая среда является препятствием для создания и предоставления ценности их организацией. Для специалистов по соблюдению нормативных требований, главных юрисконсультов и руководителей отделов, отстаивающих необходимость улучшения внутреннего документооборота, это контекст, в котором руководство уже работает. И это облегчает аргументацию.

Выбор способа распространения документов, подтверждающих соответствие требованиям, не является нейтральным оперативным решением. 

Метод, затрудняющий поиск документов, их потерю или невозможность поддержания в актуальном состоянии, создает скрытый риск. Метод, гарантирующий, что документ, к которому кто-либо получает доступ сегодня, всегда будет той версией, которая действует в данный момент, устраняет целую категорию нарушений требований соответствия.

QR-коды в формате PDF для документов, соответствующих требованиям, не требуют новой платформы, нового процесса или значительных инвестиций в ИТ. Они требуют изменения подхода групп по обеспечению соответствия к взаимосвязи между печатным или распространяемым документом и документом, который он призван представлять. 

Код является стабильным идентификатором. Документ можно изменять так часто, как это необходимо.

Это небольшое оперативное изменение, но оно оказывает огромное влияние на то, насколько уверенно команда по соблюдению нормативных требований может заявить, что нужные люди имеют доступ к нужной версии нужного документа — прямо сейчас.

Часто задаваемые вопросы