QR-коды для мероприятий: где их размещать, на что ссылаться и как отслеживать результаты.

Проведение мероприятия требует одновременного решения множества задач: продвижение, сбор регистраций, сопровождение людей к месту проведения, предоставление расписания, организация входа, ответы на одни и те же вопросы, привлечение потенциальных клиентов и сбор отзывов после завершения мероприятия.

Одного печатного издания недостаточно, чтобы всё это передать. Плакат объявляет о мероприятии, но не позволяет зарегистрироваться. Баннер показывает название места проведения, но не открывает схему проезда. Билет подтверждает вход, но не сообщает о недавних изменениях в расписании.

QR-коды для мероприятий устраняют этот пробел. Они связывают физические точки контакта, включая плакаты, билеты, бейджи, баннеры, настольные таблички, листовки и стойки регистрации, с цифровым действием, которое участник выполняет на своем телефоне. В результате ваша команда выполняет меньше ручных операций, обеспечивает более комфортное взаимодействие с участниками, а вовлеченность можно реально измерить.

Что представляют собой QR-коды в организации мероприятий?

QR-код для организации мероприятий — это сканируемый код, который связывает физическую точку контакта с мероприятием с цифровым действием: регистрацией, покупкой билета, просмотром расписания, поиском места проведения или оставлением отзыва.

Наиболее распространенный тип — это QR-код для мероприятий. QRCodeChimpАвтора QR-код события Генератор, сканирование, открывает фирменную страницу мероприятия, где собрана вся необходимая информация: название и организатор, дата и время, место проведения со ссылкой на карту, краткое описание, контактная информация и кнопка призыва к действию для покупки билетов, подтверждения участия или регистрации. В зависимости от цели, вы также можете указать кодом другие ресурсы, такие как форма регистрации, программа мероприятия в формате PDF или опрос обратной связи.

Поскольку страница защищена динамическим кодом, вы можете редактировать его после печати кода и отслеживать каждое сканирование. Оба варианта важны для мероприятий, где детали меняются, а перепечатка обходится дорого.

Почему организаторы мероприятий используют QR-коды

Мероприятия по-прежнему проводятся с использованием офлайн-материалов: плакатов, листовок, баннеров, стендов и вывесок на площадке. Эти материалы сложно измерить и невозможно обновить после печати. ​​QR-коды решают обе проблемы. Плакат может стимулировать регистрацию, бейдж — способствовать нетворкингу, настольная табличка — собирать отзывы, и каждое сканирование учитывается, поэтому вы можете видеть, какие места привлекают внимание, и перенаправлять код без повторной печати. ​​Участники получают ответы без очередей, а ваши сотрудники перестают отвечать на одни и те же вопросы о расписании. инструкция и Wi-Fi.

На что следует ссылаться с помощью QR-кодов на мероприятиях?

Направление сканирования зависит от того, где будет отсканирован код и какое действие вы хотите выполнить. Простая схема по целям:

• Promotion: страница регистрации, бронирование билетов, целевая страница мероприятия, предложение или карта места проведения.
• Информация для участников: Расписание, список докладчиков, программа сессий, брошюра в формате PDF, парковка, Wi-Fi или часто задаваемые вопросы.
• Вступление: билеты на мероприятие, подтверждение участия, данные для регистрации или подтверждение личности участника
• Взаимодействие в режиме реального времени: опросы, формы обратной связи, вопросы для задавания, конкурсы, предложения от спонсоров или загрузки.
• Следовать за: Формы обратной связи, фотогалереи, записи, сертификаты, страница следующего мероприятия или форма для сбора контактных данных.

Главное правило: не отправляйте каждый код на общую главную страницу. Код для плаката должен открывать регистрацию, код для выхода — форму обратной связи, код для стенда — форму обратной связи, а код для билета — вход. Направление кода должно совпадать с моментом его сканирования.

В разделах ниже подробно описан каждый этап трудоустройства: до, во время и после мероприятия.

Где использовать QR-коды перед мероприятием

Перед мероприятием цель состоит в том, чтобы превратить интерес в действие: регистрацию, бронирование, сохранение даты или ответ на вопрос.

Плакаты и листовки мероприятия

Плакат мероприятия с QR-кодом может направлять людей прямо к регистрации, бронированию билетов или на страницу мероприятия. Разместите код в нижней трети изображения, подальше от краев и линий сгиба, добавьте краткую инструкцию, например, «Сканируйте для регистрации», и оставьте вокруг него свободное пространство, чтобы он сканировался без проблем.

Баннеры мероприятий и наружная реклама

Баннеры видны издалека, поэтому QR-код на баннере должен быть достаточно большим, чтобы его можно было отсканировать с того места, где люди стоят. Используйте их для простых действий, таких как регистрация, получение указаний или бронирование билетов, а не для страниц, требующих длительного чтения на месте.

Приглашения и электронные рассылки

Печатные приглашения, электронные приглашения и электронные письма могут содержать код, ведущий на страницу мероприятия, в форму подтверждения участия, на страницу покупки билетов или ссылку для добавления в календарь, чтобы приглашенные могли сохранить дату одним сканированием. Это заменяет множество отдельных ссылок одним ресурсом, который можно постоянно обновлять.

Реклама в социальных сетях и печатных изданиях

Реклама в газетах, развороты в журналах, рекламные щиты и креативы для социальных сетей — все это может содержать коды мероприятий, и, наконец, благодаря этому, эффективность офлайн-размещений становится измеримой. Если вы проводите несколько кампаний одновременно, используйте отдельный код для каждого канала, чтобы увидеть, какие плакаты, листовки, печатная реклама или партнерские акции обеспечивают наибольшее количество просмотров. Для сезонных рекламных кампаний наши инструкция Использование QR-кодов в маркетинге для осенних мероприятий показывает, как связать кампанию с конкретным моментом.

Где использовать QR-коды во время мероприятия

В день мероприятия коды должны помочь участникам быстро находить информацию и завершать действия, не стоя в очереди к сотруднику.

Стойка регистрации и заселения

При регистрации код может открыть билет, подтвердить регистрацию или показать расписание. Для платных мероприятий или мероприятий только по приглашениям каждому участнику следует присвоить уникальный код. QR-код билета на мероприятие Вместо общего кода события вы получаете проверку подлинности, предотвращение повторного сканирования и отслеживание посещаемости.

Билеты на мероприятия

Уникальный код на каждом билете делает вход быстрее и надежнее: сканирование для проверки подлинности, блокировка повторяющихся записей и поддержание актуального учета посетителей. QRCodeChimpвалидатор билетов Приложение работает в браузере, поэтому сотрудники на входе могут проверять пропуска с любого телефона без установки приложения, что важно, когда вы поручаете сканирование волонтерам за час до открытия дверей. Используйте общий QR-код мероприятия для обмена информацией; используйте QR-код билета, когда вам нужна проверка на уровне отдельных посетителей.

Значки и налаживание связей

Коды на бейджах участников, докладчиков и экспонентов позволяют обмениваться контактной информацией без использования печатных визитных карточек. Докладчики могут размещать ссылки на свои профили, команды — на страницу компании, а экспоненты — на форму обратной связи или страницу продукта. Сканирование — это только половина дела; именно последующее общение превращает его в настоящий диалог.

Сценические экраны и залы для заседаний

Код на экране на сцене может открыть программу мероприятия, собрать вопросы от аудитории, провести опрос, показать слайды или собрать отзывы. Для мероприятий, состоящих из нескольких сессий, можно использовать ссылки на расписание мероприятий, биографии докладчиков или схему рассадки с QR-кодом.

Стенды спонсоров и выставочные павильоны

Спонсоры и участники выставки могут собирать лиды, распространять брошюры, предлагать скидки или бронировать демонстрации с помощью кода, что гораздо удобнее, чем раздавать листовки, которые теряются после мероприятия. Это позволяет посетителям совершить одно четкое действие, а участникам выставки — получить измеримые данные об интересе.

Справочные службы и информационные пункты

Несколько кодовых замков, размещенных по всей территории мероприятия, позволят избежать повторных вопросов. Разместите их на стойках информации, прилавках с едой и информационных табло, чтобы поделиться расписанием, картой мероприятия, информацией о Wi-Fi, меню, парковкой, контактной информацией на случай чрезвычайной ситуации, формой для поиска потерянных вещей и формой обратной связи. Участники смогут пользоваться системой самостоятельно, а ваш персонал получит больше свободного времени.

Где использовать QR-коды после мероприятия

Мероприятие не заканчивается на выходе. Дальнейшая работа включает в себя сбор отзывов, поиск потенциальных клиентов, распространение контента и подготовку к следующему мероприятию.

Сбор отзывов

Разместите код обратной связи в тех местах, где люди обычно задерживаются: на выходах, на благодарственных открытках, в обеденных зонах или в последующем электронном письме. Свяжите его с короткой формой и попросите участников оценить сессии, спикеров, место проведения или общее впечатление, пока оно еще свежо в памяти.

Фотографии, записи и ресурсы

Используйте коды для обмена фотогалереями, презентациями докладчиков, записями сессий, сертификатами и файлами для скачивания. Код, позволяющий гостям... сотрудничество в создании фотографий с мероприятия Также предоставляет доступ к контенту, созданному пользователями, который можно использовать в следующий раз.

Продвижение следующего мероприятия

Для повторяющихся мероприятий добавьте в благодарственные письма, сертификаты или публикации в социальных сетях после мероприятия код, который будет ссылаться на страницу следующего мероприятия, страницу ранней регистрации или группу сообщества. Тот же динамический код, который вы использовали в этом году, может указывать на регистрацию в следующем году после обновления адреса.

Рекомендации по использованию QR-кодов на мероприятиях.

Код работает только тогда, когда его легко сканировать и он указывает на полезное место. Несколько полезных привычек могут изменить ситуацию.

Объясните людям, зачем нужно сканировать.Каждый код должен сопровождаться короткой, конкретной инструкцией, например, «Отсканируйте для регистрации», «Отсканируйте для получения указаний» или «Отсканируйте для отправки отзыва». Инструкция должна соответствовать действию, за которым она стоит.
Сделайте площадку ориентированной на мобильные устройства: Практически все просматривают страницы на телефонах, поэтому страница должна быстро загружаться и хорошо читаться на маленьком экране. Если вы прикрепляете PDF-файл с программой мероприятия, убедитесь, что он читаем на мобильном устройстве.
Используйте динамический код, когда детали могут изменяться: Состав докладчиков, расписание и номера помещений могут меняться. Динамический код позволяет обновлять место назначения после печати и отслеживает сканированные данные, что важно для плакатов, баннеров, бейджей и билетов.
Проверьте перед печатью: Отсканируйте окончательную версию на разных телефонах, на разных расстояниях и при различном освещении. Для баннеров и рекламных щитов протестируйте изображение в реальном размере при печати, а не только на экране.
Для каждого размещения используйте отдельный код: Один код повсюду скрывает то, что работает. Разные коды для плакатов, листовок, стендов и входных стоек позволяют сравнивать результаты и улучшать их.
Сохраняйте чистоту дизайна: Используйте высокий контраст и свободное пространство вокруг кода, избегайте перегруженного фона, где код трудно заметить или быстро просмотреть.

QR-коды для маркетинга мероприятий

Маркетинг мероприятий охватывает плакаты, социальные сети, печатную рекламу, партнерские сети, электронную почту и размещение спонсорских материалов. QR-коды связывают эти каналы с действиями, которые можно подсчитать.

Код на плакате колледжа показывает, сколько человек отсканировали его для регистрации. Код на стенде спонсора показывает, сколько посетителей воспользовались предложением. Код на листовке показывает, действительно ли офлайн-распространение вызвало интерес. Поскольку динамические коды редактируемы и измеримы, вы также можете отслеживать сканирование и посещаемость в режиме реального времени и перенаправлять кампанию без повторной печати. ​​Когда регистрация закрывается, отправьте тот же код в список ожидания, на прямую трансляцию или на страницу следующего мероприятия. Это превращает офлайн-продвижение в нечто, что можно измерить и скорректировать, вместо того, чтобы надеяться на успех.

QR-код мероприятия против QR-кода билета на мероприятие

Эти два понятия часто путают, и неправильный выбор приводит к проблемам. Простое правило: QR-код мероприятия содержит одинаковую информацию для всех участников, в то время как QR-код билета на мероприятие уникален для каждого посетителя.

	QR-код мероприятия	QR-код билета на мероприятие
Для кого это	Все видят один и тот же контент.	Уникальный для каждого участника
Основная работа	Продвигайте, информируйте и вовлекайте.	Подтвердите вход и допустите
Типичное использование	Плакаты, расписания, карты, отзывы, социальные сети	Билеты, подтверждение участия, регистрация, контроль доступа.
Что он отслеживает	Сканирование, местоположение, устройство	Посещаемость, попытки повторного сканирования

Вы рекламируете мастер-класс по созданию плакатов? Используйте QR-код события связано с регистрацией.

Выдача пропусков зарегистрированным участникам? Используйте QR-код билета на мероприятие для подтверждения входа у двери.

На большинстве мероприятий используются оба метода: один для заполнения зала, другой для регулирования потока посетителей.

Как QRCodeChimp помогает командам организаторов мероприятий

QRCodeChimp Позволяет командам организаторов мероприятий создавать, брендировать, управлять и отслеживать коды на протяжении всего мероприятия. Вы можете генерировать коды для страниц мероприятия, ссылок регистрации, карт, PDF-файлов и форм обратной связи — все это в виде динамических кодов, которые можно редактировать после печати и измерять с помощью сканирования.

Когда требуется подтверждение входа, решение с QR-кодами для билетов на мероприятия создает уникальные билеты, поддерживает регистрацию, управляет подтверждениями участия и отслеживает посещаемость. Для более крупных или регулярно проводимых программ массовое создание, папки, субаккаунты, аналитика и брендирование обеспечивают единообразие фирменной символики и отслеживания во всех кампаниях, местах проведения и командах. Стадионы и конференц-центры используют этот же подход в масштабе.

Полезные руководства для организаторов мероприятий

В этих руководствах более подробно рассматриваются вопросы, затронутые в данной статье:

• Билеты и вход: руководство по использованию QR-кодов для билетов на мероприятие, создание QR-кодов для билетов на мероприятиеи последний особенности билетов на мероприятие
• В день: упростить регистрацию, Проверка билетов с помощью приложения-сканера и QR-коды для схемы рассадки
• Взаимодействие и последующие действия: советы по дальнейшим действиям в сфере нетворкинга, сотрудничество в создании фотографий с мероприятия и отслеживание посещаемости
• В масштабе: Как стадионы и конференц-центры используют QR-коды
• Посмотрите, как это работает на практике: как клиенты используют QR-коды мероприятий

Заключение

QR-коды на мероприятиях превращают физические точки контакта в цифровые действия. Плакаты стимулируют регистрацию, билеты помогают в регистрации, бейджи способствуют налаживанию контактов, баннеры показывают направления, стенды собирают лиды, а указатели на выходе собирают отзывы.

Ключевой момент — использовать каждый код с четким назначением: определить желаемое действие от размещения, создать ссылку на нужный ресурс, протестировать код и отслеживать результаты. При таком подходе QR-коды не только повышают удобство, но и улучшают опыт участников, сокращают объем ручной работы и позволяют измерить вовлеченность в мероприятие.

Часто задаваемые вопросы